Erleichterung des Urkundenverkehrs mit der VR China – Abschaffung der Legalisationsanforderung für öffentliche Urkunden zum 7. November 2023

Am 8. März 2023 ist die Volksrepublik China („VR China“) dem Übereinkommen vom 5. Oktober 1961 zur Befreiung ausländischer öffentlicher Urkunden von der Legalisation („Das Haager Apostille-Übereinkommen“) beigetreten.

Mit dem Inkrafttreten des Haager Apostille-Übereinkommens für die VR China am 7. November 2023, wird das Beglaubigungsverfahren für öffentliche Urkunden, die u.a. in Deutschland, Österreich und der Schweiz ausgestellt wurden und zur Vorlage bei Behörden in der VR China bestimmt sind, erheblich vereinfacht.

Die Beglaubigung bzw. Legalisation von Urkunden ist für verschiedene behördliche und gerichtliche Angelegenheiten in der VR China erforderlich, einschließlich der Beantragung von Arbeitsgenehmigungen für ausländische Mitarbeiter, die Gründung von Gesellschaften oder Änderungen im Handelsregister der VR China.

Nach dem aktuell geltenden Verfahren müssen deutsche öffentliche Urkunden von dem zuständigen Landgericht, der zuständigen Landesbehörde oder der zuständigen Bundesbehörde in Deutschland beglaubigt, dann vom Bundesamt für Auswärtige Angelegenheiten (BfAA) endbeglaubigt und anschließend vom zuständigen Konsulat bzw. der Botschaft der VR China in Deutschland legalisiert werden.   

Österreichische öffentliche Urkunden müssen derzeit vor der diplomatischen Beglaubigung (Legalisation) durch die Botschaft der VR China in Österreich durch das zuständige Landesgericht bzw. die Landesregierung in Österreich beglaubigt und anschließend durch das Bundesministerium für europäische und internationale Angelegenheiten überbeglaubigt werden.  

Der Zweck der Beglaubigung bzw. der Legalisation von Urkunden besteht darin, dass die Form einer Urkunde durch das Konsulat bzw. die Botschaft der VR China anerkannt wird, indem die Echtheit der Unterschrift des Ausstellers und seine Befugnis zur Ausstellung bestätigt und damit ihr Beweiswert festgestellt wird.  

Durch den Beitritt der VR China zum Haager Apostille-Übereinkommen wird die komplexe und zeitaufwändige Legalisationsanforderung zum 7. November 2023 abgeschafft und durch eine Beglaubigungsbescheinigung (Apostille) ersetzt. Die Apostille kann von einer dazu zuständigen Behörde des Staates, durch den die Urkunde ausgestellt wurde, erteilt werden.  

Dies bedeutet eine bedeutsame Erleichterung für den grenzüberschreitenden Dokumentenverkehr. In der Praxis heißt das, dass die für die Arbeitsgenehmigung, Gesellschaftsgründung oder Änderungen im Handelsregister der VR China erforderlichen Dokumente sowie andere öffentlichen Urkunden (Führerscheine, Geburtsurkunden, Strafregisterauszüge, Abschlusszeugnisse usw.) zukünftig mit wesentlich reduziertem Zeit- und Kostenaufwand erhalten werden können, denn diese müssen nur noch mit einer Apostille versehen werden.

Anstatt eines bis zu acht Wochen dauernden Beglaubigungs- und Legalisationsverfahrens kann eine Apostille für öffentliche Urkunden in Deutschland, Österreich oder Schweiz i.d.R. innerhalb von wenigen Arbeitstagen eingeholt werden.

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Ihr Burkardt & Partner Team