Ombudsanwalt China

Aufgrund unserer 25-jährigen Erfahrung mit Compliance-Fällen und Hinweisgebern in China sind wir davon überzeugt, dass Hinweisgebersysteme europäischer Unternehmen in China am effizientesten in Zusammenarbeit mit einem externen Ombudsanwalt um- und einzusetzen sind!


Als externer Ombudsanwalt unterstützen wir Sie bei der Einführung, Anpassung an lokale Gegebenheiten und Betreuung Ihres Hinweisgebersystems in deutscher, englischer und chinesischer Sprache vor Ort in China. Dies umfasst u.a. die Entgegennahme von Hinweisen Ihrer Mitarbeiter, Lieferanten, Kunden oder Dritter (per E-Mail, Telefon, persönliche Treffen), den Aufbau einer vertrauensvollen Kommunikation mit dem Hinweisgeber, das Erfragen fehlender Informationen, die Bewertung der Hinweise nach chinesischem Recht sowie die zeitnahe Benachrichtigung Ihrer Geschäftsführung im Falle von rechtlich relevanten Hinweisen. Zusätzlich schlagen wir Ihnen Vorbeuge- und Abhilfemaßnahmen vor, implementieren diese für Sie, und dokumentieren alle eingegangenen Hinweise in Form eines Jahresberichts.


Wir sichern die Effektivität Ihres Hinweisgebersystems durch umfassende Vor-Ort-Betreuung in China - und zwar flexibel und anbieterunabhängig! Sie können uns in Ihr eigenes Hinweisgebersystem oder das eines externen Anbieters einbinden.

  • Mehrsprachige Hinweisentgegennahme & kulturelle Kompetenz

    (in Chinesisch, Englisch, Deutsch)

  • Fachgerechte und anonymisierte Kommunikation zur Sachverhaltsaufklärung

  • Zeitnahe Hinweisbewertung nach lokalem Recht

  • Zeit- & Kostenersparnis durch Ausfiltern irrelevanter Hinweise

  • Risikominimierung durch präzise Information der Geschäftsführung

  • Empfehlung und Implementierung von Vorbeuge- und Abhilfemaßnahmen

Weitere Inhalte zum Thema finden Sie u.a. hier – lesen, hören, schauen Sie rein – es lohnt sich:

 

Hinweisgebersystem

Warum ein Hinweisgebersystem?

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„Die primäre Verpflichtung zur Einführung eines effektiven Compliance Management Systems trifft die Geschäftsleitung. Sie darf […] die eigenen Pflichten teilweise delegieren, vor allem im alltäglichen Geschäft.“

aus Hinweisgebersysteme, Hrsg. Ruhmannseder/Behr/Krakow, 2021

Zwei neue Gesetze – das Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz und die EU-Whistleblower-Richtlinie (Richtlinie (EU) 2019/1937) - fordern die Einführung und Zurverfügungstellung von anonymen Meldekanälen zur Meldung von Verstößen.

Nach der EU-Whistleblower-Richtlinie besteht branchenübergreifend akuter Handlungsbedarf seit dem 17. Dezember 2021 für Unternehmen

•   aus Deutschland, Österreich und anderen EU-Ländern
•   ab 250 Mitarbeiter
•   ab 50 Mitarbeiter (ab 17. Dezember 2023)
•   einschließlich deren Niederlassungen im Ausland

 

Hinweisgebersystem – Definition

Ein wichtiges Compliance-Instrument zur Meldung von Verstößen gegen geltende Gesetze, z.B.:

  • Bestechung & Korruption inkl. Versuch
  • Veruntreuung & Diebstahl
  • Vorteilsnahme & Unterschlagung
  • Verstöße gegen Datenschutz & IT-Recht
  • Diskriminierung
  • Belästigung & Mobbing
  • Arbeitssicherheit & Umweltschutz
  • Wettbewerbs- & kartellwidriges Verhalten
  • Geldwäsche & Steuerhinterziehung
  • Produktsicherheit & Verbraucherschutz

oder interne Unternehmensrichtlinien, sowie sonstigem Fehlverhalten.

Das Hinweisgebersystem gewährleistet eine vertrauliche Kommunikation zum Schutz der Anonymität des Hinweisgebers, der beschuldigten Personen und des Unternehmens. Die Hinweise erfolgen an den Arbeitgeber bzw. an von diesem beauftragte Personen, wie beispielsweise externe Ombudsanwälte.

Hinweisgebersystem – gesetzliche Anforderungen

  • Pflicht zur Einrichtung interner Meldekanäle zur Hinweisabgabe
  • Pflicht zur Rückmeldung an den Hinweisgeber
  • Pflicht zur Ergreifung von Abhilfe- & Vorbeugemaßnahmen
  • Wahrung der Vertraulichkeit & Anonymität des Hinweisgebers
  • Dokumentation & Aufbewahrung aller eingehenden Meldungen
  • Rechtskonforme Verarbeitung personenbezogener Daten gemäß DSGVO
  • Rechtskonforme Verarbeitung personenbezogener Daten gemäß Gesetz der VR China zum Schutz personenbezogener Daten

Hinweisgebersystem – Vorteile

  • Decken Kontrollmängel und Missstände frühzeitig auf
  • Schrecken Täter durch anonyme/leichtere Meldung von Verstößen ab
  • Verhindern/reduzieren von Reputations- & finanzielle Schäden sowie das Risiko der Meldung von Verstößen direkt an Behörden
  • Geben der Geschäftsführung Zeit & Gelegenheit, sich auf evtl. Maßnahmen der Behörden vorzubereiten
  • Decken Schwachstellen im Unternehmen durch Hinweise auf und ermöglichen Nachbesserung
  • Stärken die interne/externe Unternehmenskultur und -kommunikation
  • Unterstützen die Geschäftsleitung bei der Kontrolle der Einhaltung von Gesetzen („Compliance“) und internen Unternehmensrichtlinien
  • Verbessern Ihr Ranking bei Kunden- und CSR-Audits
  • Steigern Ihre Attraktivität bei Bewerbern, Mitarbeitern und Investoren

Externer Ombudsanwalt

Machen Sie mit uns als Ihrem externen Ombudsanwalt in China aus der Not eine Tugend – Sichern Sie die Effektivität Ihres Hinweisgebersystems und nutzen Sie dieses zu Ihrem Vorteil!

Laut „Whistleblowing Report 2021“ gehen bei großen bis kleinen mittel-ständischen Unternehmen im Schnitt 34 Hinweise pro Jahr ein. Bei etwa 2/5 der Fälle belief sich die aufgedeckte Gesamtschadensumme auf bis zu EUR 100,000 – bei knapp 1/5 der Fälle sogar auf über EUR 100,000.

Vor allem in China ist es aus unserer Sicht deshalb wichtig und lohnenswert, die Einführung eines Hinweisgebersystems nicht als bloße gesetzliche Notwendigkeit zu sehen. Vielmehr bietet sich mit der Einführung eines Hinweisgebersystems die Gelegenheit, sowohl ein wirksames Compliance-Instrument als auch eine Plattform für eine Speak-up-Kultur im Unternehmen zu etablieren.

Gerade in China werden oft eine unzureichende Fehlerkultur, geringe Prozess-Transparenz, mangelnde Kommunikation zur Unternehmensführung oder etwa die herausforderungsvolle Kontrolle von Zulieferern bemängelt. Setzen Sie daher einen positiven Impuls und nutzen Sie die Möglichkeiten, die sich aus einem Hinweisgebersystem in China ergeben – mit uns als Ihrem externen Ombudsanwalt vor Ort.

Mit uns stellen Sie die Effektivität Ihres Hinweisgebersystems in China nachhaltig sicher und beugen einem Kontrollverlust vor!

Vorteile

So sichern wir als externe Ombudsanwälte die Effektivität Ihres Hinweisgebersystems in China

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Vertrauen durch Unabhängigkeit: Einem Hinweisgebersystem mit (zentraler) unternehmensinterner Meldestelle vertrauen trotz Anonymität insbesondere in China nicht alle Hinweisgeber! Als externe Ombudsanwälte prüfen wir objektiv und unabhängig und gewinnen so das Vertrauen der Hinweisgeber.

Information durch Kommunikation: Ein Hinweisgebersystem mit (zentraler) unternehmensinterner Meldestelle kann einen in der Landessprache eingegangenen Hinweis nur entgegennehmen, diesen aber nicht auf Vollständigkeit und Schlüssigkeit prüfen! Als Ombudsanwälte mit der erforderlichen Fach- und Kommunikationskompetenz nehmen wir über Ihr Hinweisgebersystem unter Gewährleistung der Anonymität Kontakt zum Hinweisgeber in seiner Landessprache auf und erfragen fehlende oder klären unschlüssige Informationen, die für den Sachverhalt von Relevanz sind.

Rechtssicherheit und Risikominimierung: Ein Hinweisgebersystem kann einen eingegangenen Hinweis nur entgegennehmen, diesen aber nicht rechtlich bewerten! Wir sind mit der chinesischen Rechtsordnung und im besten Fall mit Ihren unternehmensinternen Bestimmungen vertraut, prüfen die in dem Hinweis enthaltenen Informationen darauf, ob die Schwelle zur Meldung an Ihre Geschäftsführung erreicht ist und melden nur das, was Sie wissen müssen!

Rat und Tat: Ein Hinweisgebersystem meldet den Hinweis der (zentralen) unternehmensinternen Meldestelle, welche dann im Regelfall einen lokalen Anwalt zur Umsetzung der von der Geschäftsführung beschlossenen Maßnahmen benötigt. Wir sind als externe Ombudsanwälte bestens mit dem Sachverhalt vertraut, sprechen Ihnen gerne unsere Empfehlung aus und übernehmen bzw. unterstützen Sie und – soweit gewünscht – Ihr lokales Management in China bei der Umsetzung der beschlossenen Vorbeuge- und Abhilfemaßnahmen!

Kosten- und Zeitersparnis: Ein Hinweisgebersystem meldet alle Hinweise ungefiltert an die (zentrale) unternehmensinterne Meldestelle, bei welcher regelmäßig ein erheblicher Zeitaufwand und Kosten für die interne und externe Aufbereitung des Sachverhaltes und die Bewertung des Hinweises anfällt. Wir betreuen als externe Ombudsanwälte Ihr Hinweisgebersystem auf Basis einer individuellen jährlichen Grundgebühr und berechnen nur die für die Bearbeitung von Hinweisen tatsächlich angefallene Zeit! Gerne lassen wir Ihnen auf Anfrage Ihr individuelles Angebot zukommen!

Leistungen

Unsere Leistungen für die erfolgreiche Umsetzung Ihres Hinweisgebersystems in China

Durch die Betreuung Ihres Hinweisgebersystems als externe Ombudsanwälte unterstützen wir Sie dabei, Risiken zu minimieren und Gesetzeskonformität für Ihr Unternehmen sicherzustellen. Wir verfolgen dabei einen Ansatz, der es Ihnen erlaubt, Ihr Hinweisgebersystem als effektives Compliance-Instrument zu nutzen. Abhilfemaßnahmen können intern ergriffen werden, bevor Behörden ggf. informiert werden und von Amts wegen einschreiten.

Unsere Leistungen bei der Betreuung Ihres Hinweisgebersystems in China umfassen:

  • 01
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    Schulungen

    Schulungen Ihrer Geschäftsführung in Europa und Ihrer Mitarbeitern in  China nicht nur zur Funktion eines Hinweisgebersystems und unserer Arbeitsweise als externer Ombudsanwalt in China, sondern auch der Prozesse und Richtlinien, die auf Basis der Risikoanalyse ausgearbeitet wurden.

    Ein Hinweisgebersystem kann nur dann seine positive Wirkung entfalten, wenn eine Meldekultur durch die Geschäftsführung gefördert und gelebt wird („Tone from the top“). Zu diesem Zweck ist eine Schulung nicht nur des Top-, sondern insbesondere auch des mittleren Managements erforderlich.

    Mitarbeiter müssen nicht alle in gleichem Umfang geschult werden. Wir unterstützen Sie dabei, Umfang, Art und Gruppen für die Mitarbeiterschulung festzulegen und on-line als auch Präsenzschulungen zu entwickeln und durchzuführen.

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  • 02
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    Stakeholder-Kommunikation

    Kommunikation des Hinweisgebersystems und der Existenz eines externen Ombudsanwalts als Meldestelle an Zulieferanten und Kunden in China.

    Neben dem richtigen Ton kommt es vor allem auf den Inhalt der Botschaft an. Die Gründe für die Einführung eines Hinweisgebersystems müssen einfach, klar und positiv kommuniziert und sollten mit Beispielen unterlegt werden, die den Nutzen des Hinweisgebersystems nicht nur für das Unternehmen, sondern auch deren Zulieferanten und Kunden unterstreichen.

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  • 03
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    Monitoring Ihres Hinweisgeber- und Compliancesystems

    Wir sind an Ihr elektronisches Hinweisgebersystem angebunden und überwachen dieses in der chinesischen Zeitzone. Dies stellt sicher, dass wir schnell und direkt Hinweisen nachgehen und notwendige Abhilfemaßnahmen zeitnah einleiten können.

    Wir betreuen Ihr Hinweisgebersystem in China unabhängig von Ihrer lokalen Organisation. Diese kann sich vollumfassend auf das Tagesgeschäft konzentrieren, während die Compliance Abteilung in Ihrer Unternehmenszentrale sicherstellt, dass allen Hinweisen zeitnah nachgegangen wird.

    Monitoring kann darüber hinaus im Rahmen eines Compliance Monitorings auch die Einhaltung der Prozesse und Richtlinien, Schulungen von neuen Mitarbeitern, Geschäftspartnerprüfung und Anwendung der richtigen Vertragsmuster und Allgemeinen Geschäftsbedingungen beinhalten.

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  • 04
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    Hinweisentgegennahme & Kategorisierung

    Hinweise nehmen wir in chinesischer, englischer und deutscher Sprache entgegen, kategorisieren diese und sichten auf Vollständigkeit und Schlüssigkeit.

    Erforderlichenfalls stimmen wir uns an dieser Stelle in anonymisierter Form inhaltlich auch mit Ihrer Firmenzentrale in Europa oder mit Ihrer lokalen Organisation in China ab, um grundsätzliche Zusammenhänge oder Hintergründe einer generellen Plausibilitätsprüfung zu unterziehen.

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  • 05
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    Hinweisgeberkommunikation & Sachverhaltsaufklärung

    Entscheidend ist die Komplementierung der Hinweise, damit diese auf einer ausreichenden Informations- und Faktenlage bewertet werden können. Als externe Ombudsanwälte lenken wir mit der erforderlichen emotionalen Intelligenz und Koordinierungsgeschick den Austausch mit Hinweisgebern basierend auf unserer Vorbewertung fachlich ergebnisorientiert und können so bereits die inhaltlich wichtigen sowie rechtlich relevanten Fragen stellen.

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  • 06
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    Hinweisbewertung

    Basierend auf unserer detaillierten Sachverhaltsaufklärung konsolidieren wir alle hinweisrelevanten Informationen, definieren die Meldetatbestände und führen die finale Hinweis-Dokumentation inklusive aller rechtlich und fachlich relevanter Inhalte in Ihrem Hinweisgebersystem durch.

    Anhand aller relevanter rechtlicher und fachlicher Aspekte und Informationen nehmen wir die juristische und risikobasierte Ersteinschätzung des Hinweises vor.

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  • 07
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    Benachrichtigung der Geschäftsführung

    Die juristische und risikobasierte Ersteinschätzung des Hinweises wird von uns in Ihrem Hinweisgebersystem freigegeben, welches daraufhin die Geschäftsleitung und, soweit vorhanden, weitere eingebundene Abteilungen im Unternehmen informiert.

    Auf Wunsch führen wir ein erläuterndes Briefing der Geschäftsleitung und der eingebundenen Abteilungen durch.

    Die heterogenen fachlichen Ausrichtungen des externen Ombudsanwalts und der auf dem need-to-know Prinzip eingebundenen unternehmensinternen Abteilungen wie bspw. Recht, Audit, Personal, IT, etc. gewährleisten die Einbringung umfangreichen Wissens und die Unabhängigkeit der Untersuchung.

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  • 08
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    Umsetzung von Abhilfe- oder weiteren Aufklärungsmaßnahmen

    In enger Abstimmung mit und auf Wunsch Ihrer Geschäftsleitung setzen wir Abhilfemaßnahmen oder weitere Aufklärungsmaßnahmen um.

    Dies umfasst beispielsweise Ortsbesuche, die weitere Befragungen von Zeugen oder Sicherung von Beweisen zur weiterführenden, erweiterten Sachverhaltsaufklärung, und schließlich auch die Anpassung oder Kündigung von Verträgen, der Entwurf oder die Anpassung eines Mitarbeiterhandbuchs (Employee Handbook) oder eines Verhaltenskodex (Code of Conduct) Ihres Unternehmens.

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  • 09
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    Empfehlung von Vorbeugemaßnahmen

    Neben der punktuellen Abstellung eines Fehlverhaltens bringt die Untersuchung eines Hinweises aber erst dann den gewünschten zusätzlichen Nutzen, wenn ein Remidiationsprozess durchgeführt wird. Dieser beinhaltet eine Sachverhaltsanalyse auf Basis derer wir Ihrer Geschäftsleitung Empfehlungen für Maßnahmen aussprechen, um entsprechendes Fehlverhalten in Zukunft zu vermeiden.

    Hier bietet sich i.S.e. „Lessons learned“ an, das aufgedeckte Fehlverhalten in abstrakter Art und Weise zum Gegenstand von zukünftigen Compliance Schulungen zu machen. Damit wird sichergestellt, dass die betroffene Mitarbeitergruppe wissen, welches Fehlverhalten in der Vergangenheit vorgekommen ist und, dass die Geschäftsleitung dieses nicht toleriert.

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  • 10
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    Jahres-Report und Dokumentation

    Nach Umsetzung aller Aufklärungs- und Abhilfemaßnahmen schließen wir das Verfahren ab und dokumentieren dieses in Ihrem Hinweisgebersystem, so dass Sie in Ihrem Jahresreport u.a. folgende wichtige Informationen finden: Auskunft über die Gesamtzahl der Hinweise, Anzahl der rechtlich relevanten bzw. irrelevanten Hinweise, genutzte Meldekanäle, untersuchte Themengebiete, Verhältnis interne und externe Beschuldigte, Ermittlungszeit, -aufwand und -kosten, Art und Anzahl der Abhilfe- und Vorbeugemaßnahmen und Hinweise auf Vergeltungsmaßnahmen gegenüber Hinweisgebern.

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Vergütung unserer Leistungen als Ihr Ombudsanwalt in China

Wir betreuen als externe Ombudsanwälte Ihr Hinweisgebersystem auf Basis einer individuellen jährlichen Grundgebühr und berechnen nur die für die Bearbeitung von Hinweisen tatsächlich angefallene Zeit! Gerne lassen wir Ihnen auf Anfrage Ihr individuelles Angebot zukommen!

 

Wir sind Ihr Ombudsanwalt – nicht nur in China

 

ASIEN

Im Rahmen unserer Allianz Deutscher Wirtschafts-anwälte in Asien (ADWA), decken wir als Ombuds-anwälte nicht nur China, sondern auch die wichtigsten asiatischen Länder für Sie ab!

EUROPA

Wir kooperieren eng mit deutschen und österreichischen Experten, die Sie gerne bei der Einführung, Schulung, Kommunikation oder Vorbereitung der Zertifizierung Ihres Hinweisgebersystems in Europa unterstützen.

SOFTWARE

Wir stellen gerne Kontakt zu den führenden Anbietern von Hinweisgebersystemen in Europa her, damit Sie sich einen Überblick über die besten digitalen Lösungen für Ihr Hinweisgebersystem verschaffen können.

  

Externer Compliance Manager für Ihre Unternehmungen in China

Schließlich stehen wir Ihnen nicht nur als externer Ombudsanwalt, sondern gerne auch als externer Compliance Manager für Ihre Unternehmungen in China zur Verfügung! Auf Anfrage lassen wir Ihnen gerne weitere Informationen zukommen!